Les fonctionnalités de Planet études
La base société
Créer une société à partir des donnée de la base SIRENE
- Retrouver une société dans la base SIRENE par son SIRET ou sa raison sociale
- Sélectionner et ajouter automatiquement la société dans votre base
- vérifier les coordonnées et actualiser facilement les coordonnées de vos fournisseurs
Une recherche multicritère basée sur l’activité des sociétés
- Organiser toute votre base en fonction de l’activité de vos fournisseurs et sous-traitants
- Retrouver des sociétés à partir de recherches multicritères
- Retrouver les indicateurs associés chaque société dans la liste de résultat
- Exporter tous les résultats de vos recherches
Consolider les données de vos fournisseurs
- Regrouper toutes les informations collectées sur une société
- Intégrer des indicateurs de bases tierces (API)
- Intégrer des indicateurs de taux de dépendance à partir de vos données comptables
- Calculer le taux de réponses de vos demandes de consultations
Gérer le dossier administratif de vos sous-traitants et de vos fournisseurs
- Gérer la liste des documents attendus obligatoires ou facultatifs
- Déposer les documents et contrôler leur date de validité
- Conserver l’historique des documents d’une société
Evaluer les fournisseurs et les entreprises
- Créer des grilles d’évaluation pour les Etudes, les Travaux ou le SAV
- Evaluer les prestataires, les fournisseurs et les sous-traitants sur des critères distincts
- Calculer la moyenne des évaluations et attribuer automatiquement une notation globale
- Retrouver le résultat de vos évaluations sous la forme d’un code couleur
La base opérations et les consultations
Partager vos opérations en cours
- Afficher toutes les opérations en cours d’études
- Créer une nouvelle opération et attribuer des droits d’accès à vos collaborateurs
- Partager vos dossiers entre vos agences ou filiales
Déposer et organiser votre dossier de consultation
- Déposer votre DCE avec un ZIP
- Décompresser… chaque document est indexé automatiquement
- Partager tout ou partie du dossier avec les entreprises ou les fournisseurs
- Créer et diffuser des extractions pour simplifier l’étude de votre dossier par vos correspondants
Etablir la liste des entreprises à consulter
- Organiser votre consultation par lot
- Sélectionner les entreprises ou les fournisseurs en fonction de leur activité
- Inviter les entreprises et lancer vos consultations sur tout ou sur partie des lots
- Suivre la réception et les dates d’ouverture de vos mails de consultation
Suivre le dépôt des offres
Un portail dédié aux entreprises et fournisseurs leur permet de consulter le dossier de consultation, confirmer leur participation à la consultation en cours et déposer leurs offres.
- Suivre le dépôts des offres d’une entreprise ou d’un fournisseur
- Rechercher toutes les offres déposées sur un lot
- Valider ou refuser les offres non conformes
Les fonctions détaillées du logiciel
Administration de la plateforme
- Déclaration des entités
- Déclaration des groupes de travail
- Déclaration des collaborateurs
- Déclaration des droits de lecture, de contribution, de modération par module
- Gestion des tables secondaires, des courriers et des emails types
- Suivi des accès internes
Base des sous-traitants et des prestataires
- Enregistrement d’un sous-traitant : société, interlocuteurs, activités
- Création et mise à jour des données depuis la base open source SIRENE
- Fonctions de modération et de contrôle des doublons
- Recherche multicritères sur nom, activité, capacité d’intervention …
- Indicateur de taux de participation
- Indicateur d’évaluation
- Indicateur de complétude du dossier administratif
- Création et publipostage de courriers
- Historique des opérations et des offres
- Export des données
Suivi du dossier administratif des entreprises et des fournisseurs
- Création du dossier administratif de l’entreprise
- Déclaration des documents obligatoires et / ou facultatif
- Enregistrement des documents avec leur date de validité
- Gestion des indicateurs de validité
Gestion des évaluations des entreprises et des prestataires
- Création des critères d’évaluation par type d’intervenant
- Création dynamique des grilles de saisie selon la nature de l’évaluation
- Saisie des évaluations en phase Etudes
- Saisie des évaluations en phase Travaux
- Affichage des indicateurs et synthèse des évaluations par entreprise
- Export des évaluations
Gestion des questionnaires QSE
- Personnalisation du questionnaire QSE
- Gestion de la date / durée de validité d’un questionnaire QSE
- Mise à disposition du QSE pour saisie directe par les entreprises
- Gestion de l’historique des QSE d’une entreprise
- Export des QSE
Gestion des opérations
- Création d’une opération (nom, numéro, type opération , catégorie travaux …)
- Déclaration des intervenants internes
Gestion des dossiers de consultation
- Création du dossier numérique avec sélection d’une arborescence type
- Dépôt d’un ZIP, décompression et indexation automatique des documents
- Attribution des droits de lecture / écriture sur les dossiers
- Diffusion du DCE et / ou des documents de l’affaire auprès des sous-traitants
- Suivi des emails, des téléchargements et des accusés de réception
- Création de ZIP par panier avec mise à disposition dans l’interface des sous-traitants
- Suivi des dépôts par jour, par projet, par intervenant
Création des listes de consultations
- Déclaration des lots à partir de la table des activités
- Sélection multicritère des entreprises, par activité, localisation, domaine d’intervention
- Duplication / clonage d’une opération passée
Lancement et suivi des consultations
- Ouverture des accès au dossier de consultation aux entreprises
- Ouverture du dépôt des offres aux entreprises
- Envoi des mails de consultation à partie d’une sélection de modèle type
- Personnalisation d’un modèle de mails
- Indicateur d’ouverture des mails et des accusés de réception
- Indicateur de téléchargement des pièces jointes et / ou des paniers
- Suivi des participations / non participation des entreprises consultées
- Suivi des dates d’envoi des consultations, des relances et dates de remises des offres
- Suivi des dates de téléchargement / date d’accès au dossier de consultation par les entreprises
Portail entreprises
- Accès au dossier du projet sécurisé par des codes attribués à chaque sous-traitant
- Fonctions de mise à jour des coordonnées et des interlocuteurs du sous-traitant
- Accès aux dossiers de l’armoire numérique en fonction des droits attribués
- Dépôt de documents et gestion de l’arborescence en fonction des droits d’écriture
- Téléchargement des paniers (ZIP) pour lesquels le sous-traitant est destinataire
- Recherche de documents par mot-clé sur le titre d’un fichier
- Déclaration de participation / non participation à une consultation
- Dépôt successif des offres
Suivi des dépôts des offres
- Journalisation des remises d’offres
- Recherche des offres par lot, par entreprise ou fournisseur
- Acceptation / refus d’une offre
Gestion des offres et synthèse d’une consultation
- Création du tableau de synthèse des offres
- Enregistrement automatique des devis et des offres par lot et par entreprise
- Saisie automatique du montant des dernières offres remises
- Affichage de l’offre moins-disant
- Saisie de l’offre retenue
- Génération du cahier de l’affaire
Mise à jour de la base Devis
- Collecte automatique des devis remis par les entreprises
- Analyse par reconnaissance de caractères et création de métadonnées
- Indexation des devis dans une base non structurée
- Recherche multicritère d’un devis par mot-clé, par activité, par entreprise